1. Scopo

Scopo della presente procedura operativa è quello di definire ruoli, responsabilità e modalità operative adottate da Dermaser S.r.l. (di seguito anche la “Società” o “Dermaser”) per la gestione dei canali di segnalazione interna e per la corretta gestione delle eventuali segnalazioni di violazioni delle disposizioni normative o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o privato ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 24/2023, nel rispetto di quanto previsto dalle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” elaborate dall’ANAC.

2. Ambito di applicazione

La presente procedura operativa si applica alle segnalazioni di violazioni che rientrano nel perimetro del D.Lgs. 24/2023 (riferimento Art. 2, comma 1, lettera a)), così come individuate nel proseguo della procedura.

3. Riferimenti, termini e definizioni

Ai fini della presente procedura valgono le seguenti definizioni:

Violazioni Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato che consistono in una violazione della normativa indicata al punto 4.1
Informazioni sulle violazioni Informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
Segnalazione Comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni.
Segnalazione vietata Segnalazione infondata, effettuata con dolo o colpa grave (ovvero fatte con lo scopo di danneggiare il soggetto segnalato, che si rivelino successivamente infondate).
Segnalazione interna La comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna
Segnalazione esterna La comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna dell’ANAC
Divulgazione pubblica Rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone
Persona segnalante Persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Facilitatore Persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata
Contesto lavorativo Attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile
Persona coinvolta La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente
Ritorsione Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto
Seguito Azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate
Riscontro Comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione
Soggetto responsabile della gestione della segnalazione Persona o ufficio interno autonome e dedicato con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero soggetto esterno anch’esso autonomo e con personale specificamente formato
ODV Organo di Vigilanza ex D. lgs 231/01 della Società

4. Ambito oggettivo di applicazione della procedura
4.1 Cosa può essere segnalato

La presente procedura si applica alle segnalazioni di violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di un’amministrazione pubblica ovvero di un ente privato quale Dermaser S.r.l. e che consistono nelle seguenti violazioni:

VIOLAZIONI DEL DIRITTO NAZIONALE – ITALIA VIOLAZIONI DEL DIRITTO UE
Illeciti civili Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione
Illeciti amministrativi Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE
Illeciti contabili Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società (art. 2, co. 1, lett. a) n. 5)
Illeciti penali (che non rientrano nelle ipotesi successive) Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea (CGUE)
Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, violazioni dei Modelli di organizzazione e gestioni previsti nel D.Lgs. 231/2001

4.2 Cosa non può essere segnalato

NON POSSONO ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE ESEMPI
Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate. Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore.
Segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione. Ad es. la normativa prevista dal Testo unico bancario (art. 52-bis e 52-ter) che già prevede specifiche disposizioni sulle segnalazioni di violazioni nel settore bancario ovvero del Testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria (art. 4-undecies “Sistemi interni di segnalazione delle violazioni” e 4- duodecies “Procedura di segnalazione alle Autorità di Vigilanza”) etc.
Segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
Oggetto di specifiche disposizioni nazionali o UE in materia di:
  • informazioni classificate (tutela del segreto di stato);
  • segreto professionale forense (comunicazioni tra gli avvocati e i loro clienti prevista dal diritto dell’Unione e dal diritto nazionale) e segreto professionale medico;
  • segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali;
  • norme di segretezza perviste dal codice di procedura penale (segretezza indagini penali);
  • norme Autonomia e indipendenza della magistratura (funzioni e attribuzioni CSM, posizione giuridica magistrati etc.);
  • difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica;
  • esercizio dei diritti dei lavoratori (consultazione propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali di cui all’articolo 28 della legge 20 maggio 1970, n. 300).

5. Ambito soggettivo – soggetti titolati ad effettuare segnalazioni
5.1 Chi può segnalare

I soggetti sotto elencati possono effettuare segnalazione di violazioni di cui sono venute a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo:

WHISTLEBLOWER DESCRIZIONE
Lavoratori subordinati
  • Lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio;
  • lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla l. n. 96/2017).
Lavoratori autonomi
  • Prestatori d’opera di cui all’art. 2222 del medesimo c.c. Questi includono, ad esempio, i lavoratori autonomi che esercitano le professioni intellettuali per l’esercizio delle quali è necessaria l’iscrizione in appositi albi o elenchi come psicologi, architetti, geometri;
  • rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato.
Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività Fermo restando l’applicazione delle normative di settore (ad es. segreto professionale forense, medico etc)
Volontari e tirocinanti Persone che prestano la propria attività, retribuita o meno, presso soggetti del settore privato.
Azionisti Persone fisiche che detengono azioni in uno dei soggetti del settore privato, ove questi ultimi assumano veste societaria.
Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto Componenti dei Consigli di amministrazione, Collegio Sindacale, Procuratori, Componenti degli Organismi di vigilanza (ODV) etc.
Lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi, ma e che rientrano nelle tipologie sopra indicate Appaltatori di lavori, beni o servizi

Si evidenzia che la segnalazione (e la tutela ad essa collegata) può essere effettuata non solo in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche durante il periodo di prova e/o anteriormente (ad esempio, nella fase precontrattuale) ovvero successivamente alla costituzione del rapporto giuridico con la Società.

5.2 Chi non può segnalare

Tutti gli altri soggetti che non appartenenti alle categorie di cui all’art. 3 comma 3 D. Lgs. 24/2023 di cui sopra ovvero che non intrattengono alcun rapporto giuridico con la Società ai sensi dell’art. 3 comma 4 D. Lgs. 24/2023 come sopra specificato.

6. Responsabilità per la gestione delle segnalazioni
6.1 gestione delle segnalazioni

La responsabilità per la gestione delle segnalazioni attinenti alle condotte illecite ai sensi del D.Lgs. 231/01 o violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e controllo (art. 2 comma 1 lett. A n. 2) e per la gestione delle segnalazioni attinenti alle violazioni di disposizioni normative diverse dalle condotte illecite ai sensi del D.Lgs. 231/01 o violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e controllo sono di competenza dell’Organismo di Vigilanza della Società.

7. Modalità operative
7.1 Canale di segnalazione interna e modalità di effettuazione della segnalazione

Ai sensi dell’art. 4 del D.Lgs. 24/2023 la Società ha attivato un canale di segnalazione interna, attraverso l’implementazione di una piattaforma dedicata, che garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta (segnalato) o della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Per poter segnalare, il Segnalante può cliccare sul link sottostante:

https://whistleblowersoftware.com/secure/27275f6c-ef03-4a5c-b13f-229ba9bba395

e seguire le istruzioni fornite dalla piattaforma medesima.

È fatto salvo il diritto del segnalante di presentare anche segnalazioni:

  • facendo pervenire una busta con la dicitura “RISERVATA/PERSONALE” tramite posta o a mano: all’Organismo di Vigilanza di Dermaser S.r.l., Saronno (VA), Via Domenico Galli 5, 21047.

All’interno della busta devono essere inserite due buste, al fine di separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione, entrambe sigillate:

  • la prima busta con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento. In alternativa alla fotocopia del documento di riconoscimento, riportare un numero telefonico da poter contattare;
  • la seconda busta con la segnalazione.
  • oralmente, su richiesta espressa della persona segnalante, mediante un incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza che verrà fissato entro un termine ragionevole, ai sensi di legge.

Tuttavia, è preferibile che le segnalazioni siano effettuate attraverso l’utilizzo della piattaforma dedicata.

7.2 Contenuto della segnalazione

Le Linee Guida ANAC prevedono che la Segnalazione debba essere il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.

A tal fine le SEGNALAZIONI dovranno essere:

  • circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti;
  • descrivere fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala (quindi non de relato o per mero “sentito dire”);
  • contenere tutte le informazioni necessarie per individuare inequivocabilmente gli autori della condotta illecita.

Le SEGNALAZIONI non possono riguardare generici sospetti o notizie meramente riferite da terzi o comunque che non abbiamo elementi di fatto o documenti univoci a supporto degli stessi.

Il segnalante è tenuto, quindi, a indicare tutti gli elementi utili ad accertare la fondatezza dei fatti riferiti al fine di consentire le adeguate verifiche in relazione a quanto segnalato. In particolare, la segnalazione deve contenere:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione (data, luogo etc);
  • la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
  • il nominativo e il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) che consentono di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
  • l’indicazione dei nomi e ruoli di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;

ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

7.3 Segnalazioni anonime

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime. In ottemperanza alle Linee Guida ANAC, le segnalazioni anonime, qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate e suscettibili di riscontro come sopra specificato, sono equiparate e saranno trattate alla stregua di segnalazioni ordinarie, procedendo alla loro registrazione e conservazione della relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni (al fine di garantire la loro tracciabilità nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima).

7.4 Fasi di gestione della segnalazione – Modalità operative
7.4.1 Compiti del soggetto responsabile della gestione della segnalazione

Il Soggetto responsabile della segnalazione interna di cui all’art. 5 provvederà, anche attraverso la piattaforma dedicata, a:

  • rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
  • valutare preliminarmente la segnalazione e classificarne la rilevanza. In tale fase potranno essere effettuate le necessarie ed eventuali interlocuzioni con la persona segnalante (ad es. richiedere integrazioni, precisazioni, chiarimenti etc.);
  • garantire un diligente seguito alle segnalazioni ricevute (per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate etc.);
  • fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Il Soggetto responsabile della segnalazione una volta ricevuta e valutata la segnalazione prende le conseguenti autonome e indipendenti iniziative di propria competenza – sotto la propria ragionevole discrezione e responsabilità – potendo procedere ad assumere ulteriori informazioni o chiarimenti all’autore della segnalazione, ovvero effettuare approfondimenti.

In ogni caso al Soggetto che gestisce la segnalazione non è consentito assumere provvedimenti e/o azioni di natura gestionale, decisionale, correttiva od ablativa della problematica/comportamento segnalato in violazione delle competenze esclusive del Datore di Lavoro e/o del Consiglio di Amministrazione (a seconda del caso) i quali sono gli unici organi gestori deputati all’adozione delle azioni correttive e/o ablative eventualmente necessarie nel rispetto della normativa di riferimento.

Il Soggetto responsabile della segnalazione al ricevimento di una SEGNALAZIONE, procede alla gestione della stessa secondo le seguenti fasi:

  1. VALUTAZIONE DELL’AMMISSIBILITA’ DELLA SEGNALAZIONE – CLASSIFICAZIONE in base alla valutazione preliminare del suo contenuto (Rilevante, Carente, Non Rilevante/Non Pertinente):
  • rilevante e pertinente: SEGNALAZIONE avente i requisiti previsti dal D.Lgs. 24/2023 (ambito oggettivo e soggettivo indicato dalla presente procedura) che siano quindi circostanziate e fondate su elementi di fatto (precisi ovvero non suscettibili di interpretazioni differenti e concordanti ovvero convergenti nella medesima direzione) tali da consentire l’avvio della fase ISTRUTTORIA e delle indagini di riscontro;
  • carente: accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente. In tal caso la SEGNALAZIONE presenta un contenuto insufficiente ad avviare le indagini di riscontro ed il Soggetto responsabile della Segnalazione – a propria discrezione – può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato, o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto;
  • non Pertinente / non rilevante: manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti ovvero SEGNALAZIONE non attinente al campo di applicazione della normativa in materia di whistleblowing (D.Lgs. 24/2023) quali a mero titolo esemplificativo:
  • segnalazione effettuata da soggetti non titolati ad effettuarla ovvero segnalazione afferente soggetti che non hanno un rapporto giuridico con la Società ai sensi dell’art. 3 D.Lgs. 24/2023;
  • segnalazione afferente a fatti, azioni od omissioni in ambiti esclusi dall’ambito oggettivo di applicazione.

In tali casi il Soggetto che gestisce la segnalazione procede con l’archiviazione della stessa.

  1. FASE ISTRUTTORIA

Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 24/2023, il Responsabile della segnalazione avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi. La gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Soggetto Responsabile della gestione della segnalazione il quale provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza durate le attività necessarie al riscontro della fondatezza della segnalazione, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire su fatti. Il Soggetto Responsabile della gestione della segnalazione, nello svolgimento delle attività di accertamento della fondatezza della segnalazione, può avvalersi del supporto di consulenti esterni e/o di strutture e funzioni aziendali interne (che saranno tenute ad assicurare la massima collaborazione nei termini indicati dal Responsabile della Gestione della Segnalazione al fine di garantire il rispetto delle tempistiche di legge) quando, per la natura delle attività e delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento.

Durante l’attività istruttoria della segnalazione deve essere garantito il diritto alla riservatezza dell’identità del segnalante. Tutte le attività di verifica devono in ogni caso rispettare le specifiche norme di settore e limiti stabiliti dalle disposizioni in materia di controlli a distanza (art. 4 della l. 20 maggio 1970, n. 300) e di quelle che vietano al datore di lavoro di acquisire e comunque trattare informazioni e fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore o comunque afferenti alla sua sfera privata (art. 8 della l. 20 maggio 1970, n. 300 e art. 10 d.lgs. 10 settembre 2003, n. 276).

Durante le indagini interne è fatto obbligo a tutte le persone coinvolte di fornire in maniera veritiera, corretta e genuina qualsiasi informazione pertinente venga loro richiesta dal Soggetto responsabile della Segnalazione incaricato delle indagini, sottoscrivendo le dichiarazioni nel relativo verbale.

  1. ESITO DELL’ISTRUTTORIA – RISCONTRO ALLA SEGNALAZIONE

All’esito dell’istruttoria di cui sopra, il Soggetto responsabile della gestione della segnalazione fornisce al segnalante un riscontro alla segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata (quali a maro titolo esemplificativo: comunicazione dell’archiviazione della procedura per mancanza di prove sufficienti o altri motivi, l’avvio di un’inchiesta interna etc.).

7.4.2 Astensione dalla gestione della segnalazione per potenziale conflitto interessi

Nel caso in cui il SOGGETTO SEGNALATO coincida con un componente dell’Organismo di Vigilanza oppure lo stesso abbia un interesse connesso alla SEGNALAZIONE tale da comprometterne l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio, il soggetto interessato si deve astenere dal processo di gestione delle segnalazioni.

8. Divieto di ritorsione

È importante ricordare che la Società, ai sensi del D.Lgs. 24/2023, vieta qualsiasi atto di ritorsione nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione sia la presentazione di segnalazioni infondate ed intende perseguire nei termini di legge e con le sanzioni disciplinari previste dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex. D.Lgs. 231/2001:

  • chiunque violi le misure di tutela del segnalante adottando ritorsioni nei confronti del segnalante di cui all’art. 17 D.Lgs. 24/2023. Per ritorsioni si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
  • chiunque con malafede, dolo o colpa grave effettui segnalazioni che si rivelino successivamente infondate: sul punto l’art. 16 comma 3 D.Lgs. 24/2023 prevede che quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

La tutela è riconosciuta, oltre che al segnalante, anche a tutti quei soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante:

SOGGETTI TUTELATI DIVERSI DA CHI SEGNALA DEFINIZIONE
Facilitatore Persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.
Colleghi di lavoro del segnalante Colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente. Sono esclusi gli ex colleghi.
Enti di proprietà del segnalante Enti di proprietà, in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi, del segnalante. Si fa riferimento ad enti di proprietà del segnalante quando quest’ultimo è titolare di quote di partecipazione al capitale sociale (il segnalante è da intendersi proprietario di una società laddove detiene tutte le quote sociali o la maggioranza di esse).
Enti presso i quali il segnalante lavora Enti presso i quali il segnalante lavora pur non essendone proprietario. Ci si riferisce, a titolo esemplificativo, alla situazione in cui il dipendente di un’impresa che effettua un servizio di fornitura per un ente segnali una violazione avvenuta in quest’ultimo. La ritorsione potrebbe essere attuata non nei confronti del segnalante ma nei confronti dell’impresa in cui questo opera mediante, ad esempio, l’interruzione anticipata del contratto di fornitura.
Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante anche se non di proprietà dello stesso. Ci si riferisce, a titolo di esempio, nel settore privato, ai casi di partnership fra imprese. A prescindere dalla natura delle attività svolte dagli enti in questione, questi ultimi sono tutelati in quanto, in ragione della connessione e interrelazione con il segnalante, potrebbero subiti ritorsioni a seguito della segnalazione.

9. Riservatezza delle segnalazioni e identità segnalante – utilizzabilità della segnalazione ai fini disciplinari

Con riferimento alla riservatezza delle segnalazioni e all’identità del segnalante, l’art. 12 del D. lgs 24/2023 sancisce il principio generale secondo cui le segnalazioni non possano essere utilizzate oltre quanto necessario per dare alle stesse adeguato seguito, con espresso divieto di rivelazione dell’identità del segnalante a persone diverse da quelle specificamente autorizzate anche ai sensi degli articoli 29 e 32 del GDPR ed art. 2 quaterdecies del Codice Privacy, ad eccezione del caso in cui il segnalante abbia manifestato il proprio consenso espresso.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, pertanto, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

In tali casi verrà, pertanto, dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta e richiesta specifica di consenso espresso alla rivelazione della propria identità (ovvero delle informazioni da cui può evincersi direttamente o indirettamente l’identità) quando la rivelazione dell’identità/informazioni sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Invece, nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è di per sé coperta da segreto ai sensi dell’articolo 329 c.p.p. (non oltre la chiusura delle indagini preliminari) mentre nel procedimento dinanzi alla magistratura contabile essa non può essere rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria. Tutte le segnalazioni ricevute, indipendentemente dal canale utilizzato, sono archiviate e conservate in conformità al D.Lgs. 24/2023 a tutela della riservatezza del SEGNALANTE. La segnalazione e la documentazione allegata non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti non aventi titolo.

Ad eccezione dei casi previsti dal D.Lgs. 24/2023 (ad es. responsabilità a titolo di calunnia e/o diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., norme del codice di procedura penale, sommarie informazioni testimoniali assunte dalla Polizia Giudiziaria, Autorità amministrative ovvero ispezioni di Autorità di vigilanza etc.), l’identità del segnalante deve essere protetta in ogni fase successiva alla segnalazione.

10. Condizioni e presupposti per poter effettuare segnalazioni esterne – anac o divulgazione pubblica

Ai sensi dell’art. 5 comma 1 lett. E) D.Lgs. 24/2023 si evidenzia che la persona segnalante può, inoltre, effettuare:

  1. una segnalazione esterna tramite i canali predisposti dall’ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
  • non è previsto un canale di segnalazione interna ovvero lo stesso non è attivo o non è conforme al D. lgs 24/2023;
  • ha già effettuato una segnalazione interna senza alcun seguito;
  • ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  • ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
  1. una divulgazione pubblica quando:
  • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. Modalità di archiviazione e conservazione della documentazione

Il Soggetto incaricato della gestione della segnalazione conserverà mediante la piattaforma informatica la documentazione inerente alle segnalazioni ricevute per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque, in conformità con l’art. 14 D.Lgs. 24/2023, non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5 del GDPR.